Secrétaire hospitalo universitaire 80%

Aperçu du poste

Emplacement

Geneve,

Type d'emploi

Temps plein

date postée

il y a 11 mois

Détails supplémentaires

ID annonce

141388

Vues

113

Description de l'emploi

Vous assurez la responsabilité du secrétariat de deux médecins hospitalo-universitaires et de leurs unités: l’Unité d’investigations anesthésiologiques et l’Unité d’anesthésie pédiatrique. À ce titre, vous assistez les médecins cadres dans le domaine administratif et assurez l’ensemble des relations internes et externes des deux unités.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous assurez toute la correspondance et la gestion des agendas des médecins adjoints responsables d’unité, le suivi des dossiers, la gestion du courrier, de la messagerie électronique, les appels téléphoniques, tant en français qu’en anglais.

Vous réalisez les demandes de formation, congrès, etc., organisez les déplacements et effectuez les demandes de remboursements des frais y relatives, les demandes d’accès pour l’ensemble des médecins cadres des deux unités. Vous assurez l’organisation de réunions, de colloques ou conférences pour les deux unités, la retranscription des procès-verbaux et toute la logistique inhérente à ces activités.

Dans le cadre de l’assistanat du professeur hospitalo-universitaire responsable de l’Unité d’investigations anesthésiologiques:

Vous assistez le responsable de l’unité dans la gestion des fonds universitaires et assurez toutes les commandes de laboratoire relatives aux expérimentations de la plateforme de recherche.Vous soutenez administrativement le responsable d’unité dans le processus de recrutement du nouveau personnel et gérez les horaires et absences du personnel de recherche et de laboratoire sur l’application institutionnelle de gestion du temps.

Vous assurez le suivi et l’avancée des projets académiques du médecin responsable etpréparez, gérez et assurez le suivi des inscriptions aux cours de bonnes pratiques des études cliniques de l’ensemble des médecins du service.

Vous assistez les membres de l’UIA et les investigateurs et investigatrices dans la gestion des essais cliniques et plus généralement des dossiers de recherche.

Dans le cadre de l’assistanat du professeur hospitalo-universitaire responsable de l’Unité d’anesthésie pédiatrique:

Vous apportez votre assistance pour la gestion des piquets des médecins du secteur et des plans de garde. Vous êtes l’interface avec tous les partenaires du service d’anesthésiologie pédiatrique, notamment pour les greffes et les bilans hépatiques.

Vous gérez les expertises pour les assurances et le suivi des dossiers pour les litiges. Grâce à votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les équipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privées et les autres services. Vous interagissezavec vos collègues du département.

Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un CFC de commerce et d’une formation administrative supérieure type: Brevet fédéral d’assistant ou assistante de direction et/ou d’un diplôme de secrétaire médical-e ou toute formation jugée équivalente.

Vous avez une expérience confirmée de 5 ans dans un poste similaire, la connaissance de la gestion des fonds universitaires, des activités académiques de la recherche est un atout.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée rédactionnelle, maîtrise de l’anglais et de l’allemand, un atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (ECDL Advanced pour Word, Excel et Powerpoint; ECDL Standard sur Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (Vision RH, DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).

Personne dynamique, rigoureuseet méthodique, vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la prise d'initiative et de la planification. Grâce à votre polyvalence, vous êtesen mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité). Vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.

Informations supplémentaires

Entrée en fonction : dès que possible
Nombre de poste : 1
Taux d’activité : 80%
Classe de fonction : 12
Contrat : CDI
Délai de candidature : 22.05.2023
Demande de renseignement :
Mme I. TEXIER, cheffe de secrétariat du DMA, tél. 079 553 04 49
Mme M. RIEDWEG, cheffe de secrétariats adjointe du DMA, tél.022 372 90 96

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Emplacement

Offres d´emploi par métier

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