Secrétaire du service biomédical équipements 80% à 100%

Aperçu du poste

Emplacement

Geneve,

Type d'emploi

Temps plein

date postée

il y a 8 mois

Détails supplémentaires

ID annonce

142973

Vues

122

Description de l'emploi

Vous assistez le chefde servicepour la gestion et l'organisation administrative du service réparti en plusieurs secteurs et composé de divers corps de métiers (ingénieurs, techniciens, responsables qualité, etc.).

Vous organisez les rendez-vous et les séances en gérant l’agenda électronique duchefde service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus de séance etcoordonnez le suivi des décisions prises. Vous établissez et maintenez une communication de qualité avec les partenaires internes et externes, tout en facilitant le fonctionnement quotidien du service.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonctiontelles quela réception et le traitement du courrier, les appels téléphoniques, le classement, l'archivage, la logistique (fournitures, locaux, accès), l'accueil des sociétés.

Vous réalisezla création, la rédaction, la relecture, la correction et la mise en forme de divers documents (correspondance, procès-verbaux, rapports, analyses, statistiques, procédures, présentations Powerpoint, etc.).

Vous vous chargez également de l'organisationdes réunions, la convocation desparticipants et participantes, la réservation des salles et la préparation de la documentation et du matériel nécessaires.

Vous diffusez des documents aux partenaires concernés et mettez à jourla documentation et les procédures propres au secrétariat du service.

Vous vous occupez de la gestion etle suivi des absences du personnelsous la responsabilité directe du chef de service, et leursaisie dans le système informatique dédié. Vous effectuez aussi la préparation etle suivi de tout document en lien avec la gestion RH (recrutements, changements de poste, stagiaires, etc.).

vous assurez la gestion etle suivi des notes de frais et desdemandes de formation.

Vous procédez à la saisie et la gestion informatique detous documents utiles au fonctionnement du service, One2Team, ainsi qu'au suivi documentaire de la gestion de projet dans l’outil.

Vous faites preuve de proactivité etvous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires des autres chefs et cheffes de service du département, afin d'assurer, dans la mesure du possible, une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un diplôme de l'Ecole supérieure de commerce complété par une formation administrative supérieure de type brevet fédéral d'assistant ou assitante de direction.

Vous disposez d'une expérience réussie de 3 ans dans un poste similaire.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La maîtrise de l'anglais ou de l'allemandest un réelatout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint et Outlook) ainsi que de outils de partage de données (OneDrive, Sharepoint), Intranet et Internet.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress de manière proactive.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.

Informations supplémentaires

Horaires réguliers.

Entrée en fonction : au plus tard le 1erseptembre 2023
Nombre de poste : 1
Taux d’activité : 80% à100%
Classe de fonction : 11 (secrétaire 2)
Contrat : CDI
Délai de candidature : 23.06.2023
Demande de renseignement : M. H. Jacquemoud, chef du Service biomédical & équipements, tél. 079 553 55 11

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Emplacement

Offres d´emploi par métier

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