Assistant de direction et coordinateur communication

Aperçu du poste

Emplacement

Fribourg,

Type d'emploi

Temporaire

date postée

il y a 8 mois

Détails supplémentaires

ID annonce

144439

Vues

55

Description de l'emploi

Pour notre partenaire, une entreprise spécialisée dans les dispositifs médicaux située dans le canton de Fribourg, Kelly Life Sciences recherche un(e) : Assistant(e) de Direction et coordinateur communication

Poste temporaire : 6 mois

Prise de poste : ASAP

Vos missions :

Vous travaillerez directement avec le responsable des finances, du reporting et de la comptabilité. Vous serez en charge d'effectuer les tâches administratives.

Vos tâches :

- Planifier, coordonner et s'assurer que les agendas des responsables soient suivis et respectés.

- Gérer les agendas (programmation des réunions…).

- Organiser des voyages (vols, hébergements, visas, dossiers de voyage).

- Rédiger et préparer les correspondances, parfois confidentielles.

- Rédiger et distribuer les comptes rendus de diverses réunions.

- Préparer et soumettre les notes de frais.

- Créer des bons de commandes avec le suivi jusqu'à la clôture.

- Être le soutien logistique à la communication pour les assemblées générales et les réunions d'informations.

- Organiser des événements d'entreprise, des activités sur le site, des déplacements d'équipes et des visites de dirigeants.

- Organiser des réunions internes et externes, hors site ou sur site pour des conférences, assemblées générales…

- Établir un ordre de priorité et assurer le suivi des demandes adressées au responsable.

- Traiter les demandes rapidement, de manière pro-active, et suivre les projets jusqu'à leur achèvement.

- S'occuper de manière indépendante des tâches administratives générales et maintenir les processus administratifs même en cas d'absence du supérieur hiérarchique ou des membres de l'équipe.

- Soutenir l'équipe en ce qui concerne les processus, les lignes directrices et les services (par exemple, voyages, téléphone d'entreprise, parking, cartes de visite, cartes de crédit, badges, réservation de salles de réunion...).

- Gestion de projets administratifs.

- Administration de SRM et VIM (collecte des offres, création de bons de commande, reçus, vérification des factures, contrôle des droits d'accès et des niveaux d'autorisation de gestion (MAL)).

- Travailler en étroite collaboration avec le responsable de la communication du site.

- Veiller à la mise à jour régulière des présentations sur l'affichage numérique et la communication sur les écrans avec l'équipe de communication.

- Maintenir des informations exactes sur les pages de l'intranet.

- Proposer du contenu à ajouter aux communications sur les écrans.

- Coordonner et mettre à jour l'organigramme des départements sur une base mensuelle.

- Soutenir le responsable dans le processus trimestriel SOX 302, l'extraction des données et la planification de l'ordre du jour.

- Soutenir le processus d'introduction des nouveaux employés (programme BestStart).

Votre profil :

- Vous avez minimum 4 ans d'expérience en tant qu'assistante de direction auprès des cadres supérieurs.

- Une expérience en finance serait un atout.

- Vous maîtrisez parfaitement MS Office et êtes capables de vous adaptez à d'autres logiciels propres à l'entreprise.

- Français et anglais indispensables à l'oral et à l'écrit. D'autres langues sont un atout (allemand, italien, espagnol).

- Vous êtes très organisé, axé résolutions de problèmes et savez mener plusieurs tâches de front.

Votre contact Kelly :

Kévin Chauvin

0041.22.737.12.02

Emplacement

Offres d´emploi par métier

Emploi formation Emploi comptabilité Emploi sap Emploi reporting Emploi finance Emploi voyage Emploi visa Emploi logistique Emploi assistant Emploi administr Emploi service

Emplois similaires

Etat de Neuchâtel

Inspecteurs trices dans les commissariats intégrité corporelle et sexuelle ics , répression trafic des stupéfiants rts , criminalité économique et crime organisé creco

A discuter

hostettler ag

Conseiller ère clientèle

A discuter

Romande Energie - Carrière

Operation maintenance manager thermique f h 80 100%

A discuter

Romande Energie - Carrière

Spécialiste rh f h à 100%

A discuter

Offres d´emploi dans la même ville

Emploi formation Fribourg Emploi comptabilité Fribourg Emploi sap Fribourg Emploi reporting Fribourg Emploi finance Fribourg Emploi voyage Fribourg Emploi visa Fribourg Emploi logistique Fribourg Emploi assistant Fribourg Emploi administr Fribourg Emploi service Fribourg

Assistant de direction et coordinateur communication