Assistante de direction temporaire à but fixe

Aperçu du poste

Emplacement

Geneve,

Type d'emploi

Temporaire

date postée

il y a 5 mois

Détails supplémentaires

ID annonce

147064

Vues

154

Description de l'emploi

Notre client est une institution publique.

Missions

Collaborer étroitement avec le Secrétaire Général pour prendre en charge diverses responsabilités administratives essentielles, notamment la préparation de l'ordre du jour des réunions du Conseil administratif et l'exécution des tâches qui en découlent, telles que la gestion de la correspondance, la transmission d'informations, le suivi des dossiers, la gestion des bons de paiement, etc. En outre, prendre en charge la rédaction, l'envoi, le classement et l'archivage de la correspondance du secrétariat général.

Assurer la gestion administrative complète des dossiers relevant du Secrétariat général, en maintenant à jour le plan de classement général et les registres des conventions et actes notariés. Participer activement à certaines réunions et rédiger des procès-verbaux à cet effet.

Prendre en charge la préparation des courriers et bons de paiement liés aux demandes de subvention. Collaborer étroitement avec le magistrat délégué pour gérer et suivre les dossiers de solidarité internationale, y compris l'évaluation, la gestion de la correspondance, le traitement des bons de paiement et la création d'un tableau récapitulatif.

Jouer un rôle clé dans la formation et l'encadrement de l'apprenti employé de commerce, en organisant son emploi du temps, en garantissant le suivi de ses objectifs scolaires et en maintenant un contact régulier avec les chefs de service.

Assumer la responsabilité de la réception du courrier entrant pour l'ensemble de l'administration et en assurer la distribution aux services appropriés. Enfin, être prêt(e) à accomplir d'autres tâches à la demande du Secrétaire général, même si elles ne sont pas spécifiées dans la description de poste

Profil du candidat

Détenir un Certificat Fédéral de Capacité (CFC) en tant qu'employé(e) de commerce ou posséder un titre équivalent
Avoir acquis plusieurs années d'expérience dans un poste similaire, de préférence au sein d'une administration publique ;
Posséder des compétences avérées en rédaction de procès-verbaux ;
Démontrer une maîtrise exceptionnelle de la langue française et une aisance rédactionnelle remarquable ;
Exhiber d'excellentes aptitudes organisationnelles, de coordination, d'anticipation, ainsi qu'un sens aigu du détail et de la rigueur ;
Présenter une orientation marquée vers le service, apprécier le travail en équipe tout en étant capable de travailler de manière autonome ;
Posséder d'excellentes compétences relationnelles et de communication ;
Faire preuve d'un esprit d'initiative, de responsabilité et de discrétion, tout en ayant un fort sens du service public ;
Avoir une maîtrise avancée des outils bureautiques courants, tels que Word, Excel, Outlook et Powerpoint.

Conditions et Avantages

Poste temporaire à but fixe.

Emplacement

Offres d´emploi par métier

Emploi formation Emploi distribution Emploi secrétariat Emploi réception Emploi administr Emploi bureautique Emploi service

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