Assistant de direction

Aperçu du poste

Emplacement

Lausanne,

Type d'emploi

Temps plein

date postée

il y a 5 mois

Détails supplémentaires

ID annonce

151772

Vues

42

Description de l'emploi

Informations liées au poste

Entrée en fonction : 1er mars 2024 ou à convenir
Durée du contrat : CDI
Taux d'activité : 90 %
Lieu de travail : Lausanne-Dorigny

Vos activités

Au sein de l’équipe de Secrétariat de Direction coordonnée par la Secrétaire générale adjointe de l’Université, vous assurez le secrétariat des Vice-recteur·trice·s « Recherche » et « Ressources humaines », celui de la Cellule « CIVIS » ainsi que la coordination des activités administratives et opérationnelles de fondations soutenant les chercheur·e·s de l’Université.

Dans ce cadre vous assurez :

Pour les Vice-recteur·trice·s : gestion de l’agenda ; organisation des séances et des OJ ; téléphones ; accueil des personnes en visite ; élaboration et traitement du courrier ; gestion des requêtes adressées aux V-R, prise de procès-verbaux ; classement ; organisation des déplacements ; notes de frais et facturation ; gestion de certains dossiers spécialisés ou projets, soutien opérationnel à des projets.

Pour les fondations : organisation des séances de Conseil avec le·a Président·e, élaboration des OJ et prise des PV ; gestion du calendrier annuel et du suivi budgétaire ; traitement des dossiers de requête de subsides ; gestion des demandes des requérant·e·s ; contact avec les instances en charge du contrôle des fondations.

Pour la Cellule CIVIS : soutien dans l’organisation des réunions et manifestations, organisation des déplacements, soutien dans les démarches administratives et financières et dans la rédaction du bilan annuel des activités de la cellule CIVIS.

Votre profil

En interaction quotidienne avec les membres de la Direction de l’Université, leurs collaboratrices et collaborateurs, ainsi que leurs contacts divers au sein et hors de l’Université, vous faites preuve d’une grande fiabilité dans la réalisation des missions qui vous sont confiées et de capacité à gérer avec méthode et efficacité des tâches de natures différentes.

Ceci au sein d’une équipe de sept assistantes de Direction organisée de manière à assurer la permanence du soutien aux membres de la Direction. Pour cela, vous pouvez faire état des atouts suivants :

CFC d’employé·e de commerce et Brevet fédéral d’assistant·e de Direction
Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans un poste d’assistant·e de direction
Sens du détail et de l’organisation. Respect des règles et des délais.
Systématique, précis·e et fiable dans l’élaboration et l'application de procédures périodiques
Bonne capacité d’organisation de votre travail, de coordination et de gestion de tâches diverses, parfois simultanées
Compétences rédactionnelles, orthographe et syntaxe irréprochables en français.
Pratique de l’anglais et/ou de l’allemand un atout
Excellentes capacités de travail en équipe et de partage de tâches
Sens de la représentation et de l’accueil, respect des formes
Aisance à fonctionner dans un milieu innovant et en constante évolution
Aisance avec les outils informatiques standards (Word, Excel, PowerPoint, bases de données, ...)

Vos avantages

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.
Des possibilités de formation continue, une multitude d'activités et d'autres avantages à découvrir.

Davantage d'informations sur www.unil.ch/carrieres

Pour tout renseignement complémentaire

Madame Léna Wenger
Secrétaire générale adjointe

Votre dossier de candidature

Délai de postulation : 7 janvier 2024

Nous vous invitons à nous transmettre votre dossier complet en format Word ou PDF.
Il ne sera pris en compte que les candidatures adressées par le biais de ce site.

Nous vous remercions de votre compréhension.

Cahier des charges du poste

Cliquez ici pour afficher le cahier des charges.

Remarques

L’UNIL s’engage pour l’égalité.

Emplacement

Offres d´emploi par métier

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