Assistant manager (h/f)

Dans le cadre de votre rôle d'assistanat, vous accompagnez et soutenez l'adjointe de la DRH. Votre mission consiste à gérer efficacement les activités administratives et de secrétariat en lien avec l'activité des ressources humaines et à les organiser de manière proactive. Vous faites preuve d'une capacité à travailler sur un large éventail de sujets, d'une aisance dans la gestion des imprévus et d'une efficience démontrée pour répondre aux multiples sollicitations dans les meilleurs délais.

Vous anticipez les demandes et l'adjointe de la DRH peut pleinement s'appuyer sur vous pour assurer le suivi des différentes activités avec une discrétion absolue.

Pour cela, vous disposez d'une excellente maîtrise des outils de base de secrétariat et des outils informatiques vous permettant la tenue de l'agenda, la rédaction de courriers et l'utilisation de publipostage selon les exigences et les délais impartis. Par ailleurs, vous saisissez des données dans différents tableaux de suivi, tenez à jour les processus ainsi que les informations sur le site internet.

Vous organisez différentes réunions ainsi que la préparation de l'ordre de jour et la prise de procès-verbaux.

Votre sens relationnel élevé et votre activité de mise à jour des procédures RH vous permettent de renseigner les Assistants et Assistantes des Responsables RH des différents départements sur les règles RH et sur certains dossiers plus spécifiques tels que le recensement et l'actualisation des cahiers des charges de l'ensemble de l'institution.

Vous appréciez le travail en équipe et intégrez facilement de nouveaux environnements professionnels. Grâce à votre autonomie et votre sens des initiatives, vous identifiez les priorités et anticipez les besoins de vos interlocuteurs et interlocutrices.

Vous assurez le remplacement ponctuel des autres assistantes de Direction RH et apportez votre support aux projets spécifiques.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou d'employée de commerce ou formation jugée équivalente, complété par le certificat de gestionnaire RH. Le brevet fédéral d'assistanat de direction est un atout.

Vous disposez d'une expérience réussie de 2 ans en assistanat de direction dans un environnement RH vous permettant d'avoir de bonnes connaissances en droit du travail et de la gestion contractuelle.

Vous avez d'excellentes connaissances des outils informatiques de la suite Microsoft 365 dont Teams et SharePoint, la certification ECDL niveau avancé sur Word, Excel, PowerPoint et Outlook vous sera demandée. La connaissance de base de Access et Forms ainsi que des applications HUG est un atout majeur.

Vous avez une parfaite maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit, et une capacité confirmée de rédaction.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et efficiente dans vos activités et faisant preuve de discrétion.