Responsable des instances dirigeantes 100%

Aperçu du poste

Emplacement

Geneve,

Type d'emploi

Temps plein

date postée

il y a 1 mois

Détails supplémentaires

ID annonce

155614

Vues

17

Description de l'emploi

Au sein de la Direction générale, en rattachement direct à la Responsable du secrétariat de la Direction générale, vous contribuez à la bonne marche administrative de l’institution en coordination avec les instances dirigeantes des Hôpitaux Universitaires de Genève, les membres de la Direction générale et l’ensemble des partenaires internes et externes.

Plus spécifiquement, vous assurez de manière autonome le secrétariat de la Présidence du Conseil d’administration. A ce titre, vous veillez à la bonne organisation des séances du Conseil d’administration en accord avec le Président, vouspréparez les différentes analyses et documentations permettant au Président du Conseil d’administration d’intervenir lors des séances, vous gérez son agenda, rédigez les courriers, coordonnez l’organisation de ses déplacements et visites. Vous veillez au bon déroulement des séances du Conseil d’administration, en préparant les convocations, en assurant l’organisation des séances, en rédigeant les procès-verbaux et en suivant des décisions prises. Sensible aux enjeux des sujets traités, vous êtes à même d’anticiper les demandes et d’y apporter des réponses rapides et appropriées.

Vous préparez et suivez également sur le plan administratif les dossiers relevant des instances dirigeantes des HUG que sont le Comité de direction, le Bureau du conseil d’administration et le Conseil d’administration. Vous proposez une planification annuelle des séances et des dossiers présentés pour décision. Vous préparez les ordres du jour et rédigez les procès-verbaux. Vous coordonnez la circulation optimale de l’information et des décisions entre les différentes instances, la Direction générale ainsi que les départements et directions de l’institution.

Afin d’optimiser la circulation des dossiers de projets de décision soumis aux instances, vous systématisez la présentation de ces dossiers, tant dans leur forme que leur contenu, et vous accompagnez vos partenaires dans l'utilisation du logiciel de suivi des séances leur permettant de soumettre les informations essentielles à l’étude des dossiers par les instances dirigeantes.

Vous collaborez également à la réalisation de tableaux de bord permettant de suivre l’avancement des dossiers en cours ou à soumettre ainsi que des situations en attente. Vous veillez à l’enregistrement et archivage des décisions prises par les instances ainsi que la documentation afférente en étroite collaboration avec les personnes en charge du référentiel documentaire.

De plus, vous gérez les élections des organes de représentation des HUG et notamment le processus d’élection des représentants et représentantes du personnel ainsi que celui des membres du Conseil d’administration en collaboration avec la responsable du secrétariat de la Direction générale, le Service juridique et la Chancellerie d’Etat.

Qualifications

Vous êtes au bénéfice d’un Bachelor ou d’une Maturité complétée par un brevet fédéral d’assistanat de direction.

Vous avez une expérience de 5 ans minimum dans une fonction d’assistanat de direction dans le domaine des administrations publiques ou d’une grande organisation complexe aux multiples parties prenantes. Au cours de votre expérience, vous avez développé une autonomie et une confidentialité dans le suivi des dossiers qui vous sont confiés ainsi qu’une agilité dans la rédaction de documents (procès-verbaux, correspondance). Vous faites preuve de synthèse et d’une grande capacité d’analyse. Vous avez également une facilité à développer une vision globale des enjeux vous permettant d’anticiper les demandes ainsi que les impacts de vos actions.

De parfaite maîtrise de la langue française, vous faites preuve d’une rédaction irréprochable. La connaissance de l’anglais et/ou de l’allemand constitue un atout.

Vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautiques, tels que la suite Office et des outils collaboratifs. Le certificat ECDL certifiant un niveau avancé sur Word et Excel est exigé pour ce poste.

Enfin, vous faites preuve d’une rapidité et d’une précision dans l’exécution de vos activités et êtes à l’aise dans un environnement nécessitant de multiples interactions quotidiennes. Vous êtes flexible et disponible pour anticiper les attentes et faire face aux imprévus inhérents à la fonction. Vous savez adapter votre communication aux personnes à qui vous vous adressez et avez un sens aiguisé de la confidentialité.

Informations supplémentaires

Entrée en fonction : dès que possible
Nombre de poste : 1
Taux d’activité : 100%
Classe de fonction : en cours d’évaluation
Contrat : CDI
Délai de candidature : 15.03.2024
Demande de renseignements?: Mme A.-L. Claude, responsable du secrétariat de la Direction générale, tél. 022 372 31 61

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Les HUG sont un employeur équitable sans discrimination.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Emplacement

Offres d´emploi par métier

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