Secrétaire de la cheffe du service de chirurgie pédiatrique 90%

Aperçu du poste

Emplacement

Geneve,

Type d'emploi

Permanent

date postée

il y a 30 Jours

Détails supplémentaires

ID annonce

157775

Vues

19

Description de l'emploi

Au sein du Service de chirurgie de l’enfant et de l’adolescent, vous assistez lamédecin cheffede servicepour la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines clinique, académiqueet de recherche, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles.

Vous accueillez téléphoniquement les parents, organisez les rendez-vous, les séances et les séminaires, en gérant l’agenda électronique de lamédecin cheffede service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus de séances etcoordonnez le suivi des décisions prises.

Vous vous occupez de la rédaction des rapports médicaux (consultations et opératoires) etgérez la correspondance papier et électronique de manière autonome ou sous dictée.Votre capacité d'auto-initiative vous permet d'analyser les situations afin de soumettre des projets de réponse.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonctiontelles que la gestion des horaires (VRH) des médecins cadres, la gestion administrative des fonds privés ou facultaires, l’organisation des congrès et colloques du corps médical, le suivi du budget alloué au service et à la recherche.

Votre proactivité vous permet d'effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat, telles que les commandes, les demandes d'engagement, de remboursement de frais et de formation.

Votreexcellent sens du service fait de vous une personne agile et diplomate vous permettant d'accueillir, d'informeret d'orienterles patients et patientes et les personnes les accompagnant.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires médicales et vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un diplôme de l'École supérieure de commerce et d'une formation administrative supérieure de type brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction.

Vous disposez d'une expérience réussie de 3 ans dans un poste similaire dans un secrétariat de direction, idéalement dans le milieu médical ou de la santé publique. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction et possédez de très bonnes connaissances écrites et orales de l'anglais. La connaissance d'une troisième langue est un atout supplémentaire.

Vous possédez la certification ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web. La maîtrise des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo) est un atout non négligeable.

Vous faites preuve d'un très bon esprit d'équipe et d'entraide.Vous êtes autonome etavez un bon sens de l'organisation et des priorités.Vous êtes une personne rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

Informations supplémentaires

Entrée en fonction : dès que possible
Nombre de poste : 1
Taux d’activité : 90%, présence du lundi au vendredi
Classe de fonction : 13
Contrat : CDDde 6mois, probablement prolongeable
Délai de candidature : 04.04.2024
Demande de renseignements : Mme Virginia Lopez Sanchez, cheffe des secrétariats de l'hôpital des enfants, Écrire un email
Demande de cahier des charges : Mme Cristina Garcia, adjointe RH, Écrire un email

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Emplacement

Offres d´emploi par métier

Emploi formation Emploi enseignement Emploi électronique Emploi santé Emploi rh Emploi logistique Emploi secrétariat Emploi accueil Emploi assistant Emploi administr Emploi service Emploi aide

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