Assitant de division h f

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Emplacement
Plan-les-Ouates,
Type d'emploi
A discuter
date postée
il y a 4 Jours

Détails supplémentaires

ID annonce
158727
Vues
16

Description de l'emploi

Mission
Dans le cadre de cette fonction, rattachée à notre Division Gestion, vous assisterez le Responsable de notre Division dans l'ensemble de ses activités administratives et participerez à la réalisation de tâches ou projets transversaux entre les différentes organisations.
Responsabilités
  • Gérer l'agenda du Directeur de la Division.
  • Organiser et planifier les séances, rendez-vous, séminaires et les éventuels déplacements.
  • Interaction avec les managers de la Division, les assistantes des principales entités, notamment pour l'organisation de séance exécutives.
  • Prise en charge de certain suivis ou contrôles liés à la fonction
  • Prendre en charge et accueillir les visiteurs (clients, prestataires).
  • Rédiger les ordres du jour, comptes rendus, procès-verbaux, notes informatives, courriers divers, etc.
  • Filtrer les appels téléphoniques et, le cas échéant, prendre des messages résumant la teneur de l'appel.
  • Préparer et/ou mettre en forme les documents diffusés à l'interne et à l'externe (présentation, courrier, communication, etc-) et mise à jour des bases de gestion documentaires de son périmètre.
  • Protéger les données, sauvegarder et archiver les documents et les dossiers.
  • Préparer les suivis budgétaires.
  • Coordonner la circulation de l'information au sein de la Division et les autres Divisions.
  • Gérer des projets transversaux et en collaboration avec les Responsables de Services.
Profil recherché
  • Formation ou Brevet Fédéral d'assistant de direction.
  • Expérience de 10 ans minimum dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur industriel.
  • Forte capacité à comprendre et à interagir avec un environnement mutliactivités
  • Sens des priorités développé, capable d'anticipation et de proactivité.
  • Très bon sens pratique de l'analyse et sait faire preuve d'esprit de synthèse.
  • Solide compétence en communication et capacité à travailler rapidement et efficacement, aisance relationnelle, diplomatie et sens de la discrétion
  • Personnalité de nature stable et de confiance.
  • Maîtrise du français (oral et écrit) et de l'anglais. Très bonnes aptitudes rédactionnelles dans les deux langues.
  • Maîtrise de MS Office et notamment de Word, Excel et Powerpoint avec bonne aptitude à créer des présentations graphiques ou synthétiques
  • Connaissance d'un ERP, idéalement SAP.
  • Précision, rigueur, méthode, capacité d'organisation.
Référence du poste
1837

Emplacement

Offres d´emploi par métier

Emploi formation Emploi assistant de direction Emploi sap Emploi gestion documentaire Emploi environnement Emploi accueil Emploi assistant Emploi administr Emploi service
Détails de l'entreprise

Patek Philippe SA Genève

  • Geneve,
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